除雪のシーズン契約をホームページで受け付ける ─ 申込フォームと料金表の作り方

除雪の申し込みは、シーズンが始まる前の短い期間に集中します。その受付を電話だけで回していると、いちばん忙しい日に、いちばん多くの電話が鳴ります。

朝の現場に出ている間、事務所の電話は誰も取れません。折り返した頃には、別の業者で決まっていた ── 毎年のように起きることです。

この記事では、受付をホームページに移すための作り方を書きます。申込フォームの項目、料金表の組み方、定員に達したら閉じる仕組み、契約までの返事、翌シーズンにつなげる記録までが対象です。

サイト全体をどう作るかは除排雪業のホームページの作り方にまとめています。ここではその中の「受付」の部分だけを、深く掘り下げます。

電話だけで受けると、雪の日に業務が止まる

電話は一度に一人としか話せず、しかも鳴るのは現場に出ている時間帯です。

電話が鳴るのは、いちばん動けない時間帯

除雪の問い合わせが増えるのは、まとまった雪が降った日の朝です。その時間、事務所に人はいません。

• 運転中は出られない。出ても住所や敷地の広さを書き留められない
• 折り返した頃には、相手はもう別の業者に連絡している
• 取り逃した電話は履歴に残るだけで、用件が分からない

聞いた内容が、あとから探せない

電話で受けた申し込みは、メモの紙か、受けた人の記憶の中にしかありません。

繁忙期に「あの家は何回の契約だったか」を探す時間は、そのまま現場の遅れになります。同じことを二度聞くことにもなり、相手の印象も下がります。

ホームページの受付は、夜と早朝を拾う

フォームは、人がいない時間でも申し込みを受け取れます。除雪を頼もうと決める場面は、たいてい夜か早朝です。

• 深夜に決めた人が、その場で申し込みの意思を残せる
• 住所と敷地の情報が、最初から文字で手元に残る
• 電話に出られない日でも、申し込みが積み上がっていく

電話をやめる話ではありません。電話でしか受けられない状態をやめるという話です。

申込フォームに入れる項目

項目は 7 つで足ります。多すぎると送信されず、少なすぎると見積もりのために電話を掛け直すことになります。

7 つの項目と、それぞれの理由

「面積は何平方メートルですか」と聞かれても、答えられる人はほとんどいません。駐車の台数と間口の広さで聞くと、答えやすく、作業量の見当も付きます。

聞かないほうがよい項目もある

答えられない質問を置くと、そこでフォームが止まります。次のようなものは、現地確認や見積もりの場で聞くほうが早く済みます。

• 敷地の面積（平方メートルで答えられる人はほとんどいません）
• 建物の図面や、正確な間口の寸法
• 予算の金額（先に言わせると、こちらの提案の幅が狭まります）
• 過去にどこの業者に頼んでいたか

必須にするのは 4 つまで

必須の印が多いフォームは、途中で閉じられます。分からない項目が 1 つあるだけで、手が止まるからです。

• 必須にするのは「名前・連絡先・住所・希望する回数」の 4 つ
• 残りは任意にして、「分かる範囲で構いません」と添える
• 分からない項目は、現地を見るときにこちらで埋める

選べるところは、選択式にする

自由記入は書く側の負担が大きく、書かれた内容も揃いません。選択式にすると、送信率も、後の集計も良くなります。

• 駐車の台数は「1 台・2 台・3 台以上」から選ぶ
• 間口の広さは「車 1 台分くらい・2 台分くらい・それ以上」から選ぶ
• 希望する回数は、料金表と同じ言葉で選択肢にする

料金表とフォームで言葉がずれていると、相手はどれを選べばよいか分からなくなります。表の言葉と選択肢の言葉は、必ず揃えてください。

写真の添付欄を 1 つ置く

写真が 1 枚あるだけで、電話でのやり取りが何往復も減ります。敷地の状況は、言葉より写真のほうが速く正確です。

• 「道路から敷地全体が写るように 1 枚」と書き添える
• 玄関前を含めるなら、その部分も 1 枚
• 雪を置ける場所があるかが分かる向きで撮ってもらう

フォームの作り方そのものは、問い合わせが増えるホームページの作り方にも共通の考え方をまとめています。

料金表は 3 つに分けて、比べられる形にする

回数制・季節まるごと・都度依頼を 1 つの表に混ぜず、3 つの表に分けます。

1 つの表に全部入れない

数え方の違うものを同じ表に並べると、読む人は比べられません。回数制は「何回まで」、季節まるごとは「期間中は何回でも」、都度依頼は「1 回ごと」で、そもそも単位が違います。

表を分けると、読む人は自分に関係のある表だけを見ればよくなります。自分がどの表を見ればいいかが分かることが、金額の安さより先に効きます。

3 つの表それぞれで、持つ列を決める

金額をそのまま出せない場合も、表の形は同じで構いません。料金の欄に「現地確認のうえお見積り」と書き、何によって変わるかを同じ表の中に残します。

法人や共同住宅の契約は、戸建てとは判断の基準がまるで違います。同じページに並べず、別の表か別のページに分けるほうが読みやすくなります。区分の考え方は除排雪業のホームページの作り方にも書いています。

表の上に一言、下に条件を置く

表だけを置くと、読む人は自分がどれに当たるのか判断できません。表の前後に、短い言葉を添えてください。

• 表の上: 「戸建て向けです」「駐車 2 台までの敷地を想定しています」など前提を一言
• 表の下: 追加費用が出る条件（次の章）と、見積もりが無料かどうか
• どの表からでも、申込フォームに進めるようにしておく

追加費用が出る条件を、先に書く

追加費用は、料金表のすぐ下に書いておくと苦情になりません。後から伝えると、金額が同じでも不信になります。

追加になりやすいもの

• 排雪（雪を敷地の外へ運び出す作業）
• 屋根の雪下ろし
• 雪を置く場所が無く、毎回運び出す必要がある敷地
• 機械が入らず、手作業の割合が大きい場所
• 対応エリアの外、または条件付きの地域
• 車が停まったままで、作業を分けて行う必要がある駐車場

「含む・含まない」を並べて書く

文章で書くより、2 列の表にするほうが誤解が減ります。同じ幅で並べると、読む人が読み飛ばしません。

この表は、契約書に書く内容とそのまま揃えておきます。サイトと契約書で言葉が違うと、揉めたときに説明できません。

金額が変わる条件は、フォームの項目と揃える

追加費用の条件として書いたものは、申込フォームでも聞けるようにしておきます。書いてあるのに聞いていない、という状態を作らないためです。

受け付けを止める仕組み ─ 埋まったら閉じる

受けられる件数には上限があります。上限に達したら、その日のうちに受付を閉じられる作りにしておきます。

受けすぎると、契約者への約束が守れない

除雪は、台数と人と時間で回れる件数が決まる仕事です。無理に受ければ、既に契約している人のところへ行くのが遅れます。

新しい 1 件のために、去年からの 10 件の満足度が下がる ── これが、シーズン中に起きるいちばん高い損失です。

「締切日」ではなく「定員」で閉じる

日付で締め切ると、余裕があるのに受けられない年と、埋まっているのに受け続ける年が出ます。件数で閉じるほうが実態に合います。

• 区域ごとに「受けられる件数」を先に決めておく
• その区域が埋まったら、その区域だけ受付を閉じる
• 台数や人が増えたら、また開く

閉じる判断を、誰がいつするか決めておく

件数で閉じると決めても、誰も見ていなければ超えてから気付きます。シーズン前は、判断する人と見る間隔を決めておくと安全です。

• 申し込みの件数を、区域ごとに数えられる形にしておく
• 上限の手前になったら、社内で分かるようにする
• サイトを直す人と、判断する人を、同じ日のうちに動ける形にしておく

サイトの文言を直すのに何日もかかる作りだと、この判断は間に合いません。受付の開け閉めは、自社で変えられる場所に置いてください。

閉じた後の受け皿を用意する

受付を閉じたページを、そのまま行き止まりにしないでください。閉じた後にも、できることが 3 つあります。

1. キャンセル待ちの登録を受ける（名前・連絡先・住所だけで十分です）
2. 都度依頼は引き続き受ける、と書く
3. 次のシーズンの案内を希望する人の連絡先を預かる

申し込みから契約までの返事の型

返事の回数と中身を先に決めておくと、繁忙期でも対応が崩れません。

4 回の返事を決めておく

この 4 回のうち、1 回目は仕組みが返します。人が返すのは 3 回だけです。何を返すかが決まっていれば、誰が返しても同じ品質になります。

自動返信に入れておくこと

自動返信は、届いたかどうかの不安を消すためのものです。事務的でよいので、次の内容を入れてください。

• 送信された内容の控え（相手が後から見返せます）
• この後の流れ（現地を見るのか、そのまま見積もりが出るのか）
• 繁忙期は折り返しが遅れる場合があること
• 届かないときの連絡先

現地を見るかどうかを、先に分ける

全部の申し込みで現地を見ていると、シーズン前の時間が足りなくなります。写真とフォームの内容で判断できるものは、そのまま見積もりに進みます。

• 写真があり、駐車の台数と間口が分かる場合はそのまま見積もり
• 雪の置き場所が無さそう、機械が入りにくそうな場合は現地を見る
• 過去に作業したことのある敷地は、記録を見れば足りる

契約の前に、文字で残す

口頭だけで始めると、シーズンの後半に必ず食い違いが出ます。次の 6 つは、文字で残しておくと安全です。

1. 回数の数え方（何をもって 1 回とするか）
2. 基本の作業に含まれる範囲
3. 追加費用になる条件
4. 出動するかどうかの判断は誰がするか
5. 支払いの時期と方法
6. 途中解約と、使い残した分の扱い

来年また頼んでもらうための記録

シーズン中に残した記録が、そのまま翌シーズンの申込案内になります。

シーズン中に残す 3 つ

• 行った日と残り回数 ── 電話で聞かれたその場で答えられるように
• 現場の注意 ── 雪の置き場所、段差、車の有無、近隣との関係
• やり取り ── 追加の依頼、苦情、こちらの返事

どれも特別なことではありません。問題は、置き場所が決まっていないことです。紙の台帳と個人の手帳に散っていると、繁忙期の朝には確認できません。

春にやること

雪が解けてからの時期は、翌シーズンの受付の準備をする時期でもあります。

1. 使い残し・使いすぎの精算をして、記録と突き合わせる
2. 翌シーズンの案内を送る先を整理する（今シーズンの契約者と、キャンセル待ちの人）
3. 苦情のあった現場について、料金表と条件の書き方を見直す

3 つ目が特に効きます。揉めた場所は、たいていサイトに書いていなかったことです。

記憶ではなく、記録で持つ

LIT STUDIO では、除排雪業者向けに顧客台帳・今日の巡回リスト・残回数の自動カウントができるアプリ「雪ナビ」を、ホームページとセットでお作りしています。

サイトで受けた申し込みが、そのまま台帳に入る形にしておくと、入力し直す手間が消えます。除排雪業に向けた考え方は除排雪業のページにまとめています。

まとめ ─ 受付をホームページに移すときの確認リスト

除雪の受付は、シーズン前の短い期間に集中し、しかも雪の日に電話が集中します。ホームページに受付を移すときは、次の 6 点を確認してください。

• 申込フォームが、住所・駐車の台数・間口の広さ・玄関前の有無・希望する回数・連絡の付く時間・写真で作れているか
• 必須の項目が 4 つ以内に絞られていて、選択式にできるところが選択式になっているか
• 料金表が、回数制・季節まるごと・都度依頼の 3 つに分かれているか
• 追加費用が出る条件が、料金表のすぐ下に書いてあるか
• 定員に達したときに受付を閉じて、キャンセル待ちや都度依頼に案内できるか
• 申し込みから契約までの返事が、4 回の型で決まっているか

受付は、サイトの中でいちばん地味な部分です。それでも、シーズン前のひと月の申し込みを取りこぼさないかどうかは、ここで決まります。

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自社の場合はどこから手を付けるべきか迷ったら、お問い合わせからご相談ください。今の申込フォームと料金表を見ながら、直す場所をお伝えします。